Quicke Guide - Dokumentenprüfung

Die Stratos Technologies AG wurde als Prüfinstanz der Movon AG hinzugezogen. Es werden jegliche Kostenvoranschläge und Rechnungen zu einem Leasingfahrzeug gemäss den Vorgaben automatisch geprüft.

Damit Ihre Dokumente korrekt verarbeitet werden finden Sie hier eine kurze Anleitung und wichtige Informationen die Ihnen die Zusammenarbeit mit unserem Regelwerk erleichtern.

Allgemeine Informationen

Bei unserem Regelwerk gibt es zum jetzigen Stand 3 Arten einen Auftrag einzureichen:

1. DMS-Schnittstelle

2. Dashboard

3. Mail

Jede dieser 3 Arten hat seine Vor und Nachteile. Am einfachsten ist es den Auftrag über eine DMS-Schnittstelle an uns zu übermitteln. Momentan werden diese über AIDA und Europlus angeboten, weitere Anbindungen werden laufend entwickelt. 

Das Dashboard ist grundlegend ein Online verfügbares System, womit Sie Ihre Anfragen Hochladen, im Überblick behalten können und zudem von diversen zusätzlichen Funktionen profitieren. Besonders die Chat-Funktion ist ein enormer Mehrwert um ganz einfach Informationen zu teilen. Wenn Sie sich für einen Dashboard Zugang interessieren, eröffnen Sie gleich ein Ticket bei uns.

Wenn die Aufträge via Dashboard oder Mail eingereicht werden, sind gewisse Punkte zu beachten:

1. Das Dokument muss gut leserlich vorhanden sein - Eingescannte Dokumente müssen mit mindestens einer Auflösung von 300dpi eingescannt werden
2. Nur den Kostenvoranschlag oder die Rechnung einreichen - Zusätzliche Dokumente führen zu einer Ablehnung
3. Handschriftliche Notizen werden vom System nicht immer erkannt
4. Die Anschrift muss immer auf AMAG Leasing AG lauten
5. Sämtliche Positionen müssen immer folgende Kriterien erfüllen:
   a. Artikelnummer
   b. Artikelbeschreibung
   c. Menge
   d. Preis
6. Stellen Sie sicher das die Rabatte auf die jeweiligen Positionen entsprechend gegeben wurden 
7. Der aktuelle Kilometerstand, das Kennzeichen und die VIN müssen auf dem Dokument vorhanden sein

Wenn Sie Ihre Aufträge via Mail einreichen, stellen Sie bitte sicher das die zugehörige Mailadresse nicht in Ihren Mailverteiler für den Newsletter mit aufgenommen wird. Die Mailadresse dient als direkten Zugang zu unserem Regelwerk. Mailnachrichten, Newsletter und Supportanfragen werden nicht beantwortet. 
Die aktuelle Mailadresse für die Dokumentenprüfung der Movon AG lautet:

[e-mail]

Kostenvoranschlag

Damit die Zusammenarbeit mit unserem Regelwerk zu angenehmen Angelegenheit wird, stellen Sie sicher dass das Fahrzeug einen gültigen Leasingvertrag bei Movon AG hat und überprüfen Sie ob die Teile und Arbeiten in den vorhandenen Leasingpaketen gedeckt sind oder nicht. Im Normalfall sollten Sie die Servicedienstleistungen des Leasingvertrages im CRM oder im Faspex einsehen können. Wenn Sie Probleme mit Ihrem CRM oder Faspex haben, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Support. 

Ab einem Gesamtbetrag von CHF 240.00 exkl. MwSt. muss ein Kostenvoranschlag eingereicht werden.

Wenn ein Kostenvoranschlag freigegeben wurde, erhalten Sie eine Freigabenummer welche zwingend auf der Rechnung vorhanden sein muss. 

Rechnungen

Liegt der Gesamtbetrag des Auftrags unter den CHF 240.00 exkl. MwSt. so muss keine vorgängige Freigabe stattfinden und Sie dürfen die Rechnung direkt einreichen. Beachten Sie in diesem Fall aber trotzdem die Deckung des Leasingvertrages.

Wenn der Gesamtbetrag über dem Grenzwert liegt, so ist es unumgänglich die Freigabenummer die Sie erhalten haben auf der Rechnung abzubilden. Ohne diese Freigabenummer kann keine Prüfung stattfinden. 
Bitte beachten Sie, wenn Sie einen Kostenvoranschlag geschickt haben obwohl der Gesamtbetrag unter dem Grenzwert liegt, so ist die Freigabenummer dennoch auf der Rechnung abzubilden. 

Die Prüfung der Rechnung erfolgt immer in 2 Schritten:

1. Wenn eine vorgängige Freigabe stattgefunden hat, wird mittels FGN den zugehörigen Kostenvoranschlag gesucht und die Rechnung damit abgeglichen. 
2. Wenn keine vorgängige Freigabe stattgefunden hat oder zusätzliche Positionen enthalten sind wird der Auftrag durch unser Regelwerk geprüft. 

Wie Sie sehen ist es also wichtig das die Rechnung dem Kostenvoranschlag entspricht. Ist eine zu hohe Abweichung vorhanden muss eine neue Freigabe eingeholt werden. Das führt zu einer längeren Bearbeitungszeit und zu Frustrationen. 
Beachten Sie dabei auch das die Positionen die gleichen sein müssen, wie im Kostenvoranschlag. Abweichungen in den Artikelnummern können zu einer Ablehnung führen.

Wenn Sie weitere Fragen haben eröffnen Sie bitte ein Ticket bei unserem Support.