Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die meist gestellten Fragen zum Fleet Access. Sollte Ihr Anliegen dennoch nicht beantwortet sein, eröffnen Sie bitte ein Ticket bei unserem Support.

 

1. Allgemein

Was ist Fleet Access und wofür wird es verwendet?

• Fleet Access ist eine Plattform für Werkstätten zur automatisierten Auftragserstellung, Kostenfreigabe und Rechnungsprüfung für Flottenfahrzeuge. Volkswagen Deutschland stellt den Partnerbetrieben Fleet Access zur Verfügung zur Abwicklung von Konzernmarken Fahrzeuge der teilnehmenden Leasing-Firmen.

Von welchen Leasingfirmen kann man Fahrzeuge über Fleet Access abwickeln?

• Aktuell nehmen folgende Flotten- und Leasing Firmen bei Fleet Access teil:
  - Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH
  - Mobility Concept GmbH
  Es wird erwartet, dass weitere Unternehmen in Zukunft dazukommen werden. Sie erhalten die Informationen über die bekannten Kanäle (z.B.: Infonet).

2. Anmeldung und Registrierung (User Servicepartner: Alle)

Wie starte ich Fleet Access?

• Sie starten Fleet Access über das Group Retail Portal (GRP)

Benötige ich neue Anmeldedaten?

• Die Anmeldung/Authentifizierung erfolgt über das Group Retail Portal (GRP). Eine separate Anmeldung ist nicht erforderlich.

Ich habe Fleet Access über das GRP aufgerufen, aber die Applikation startet nicht.

• Damit Sie Fleet Access verwenden können, sind drei Voraussetzungen erforderlich:
  
  1. Ihr Betrieb/Standort muss über einen gültigen SaaS-Vertrag für die Nutzung von Fleet Access verfügen.
  2. Ihr Betrieb/Standort muss in Fleet Access registriert sein.
  3. Jeder Nutzer muss in Fleet Access hinterlegt sein und die erforderlichen Berechtigungen besitzen.
  
  Für die Punkte 1 und 2 kontaktieren Sie bitte VWD ([e-mail] ).
  Für den Punkt 3 wenden Sie sich bitte an den für Fleet Access verantwortlichen Administrator in Ihrem Betrieb bzw. Standort.

Ich bin Kundendienstberater / Serviceberater und möchte Fleet Access nutzen. Wie erhalte ich Zugriff?

• Um Fleet Access nutzen zu können, muss ein Mitarbeiter Ihres Betriebs mit der Rolle Administrator/Supervisor einen Account für Sie erstellen. Administratoren/Supervisors sind in der Regel Serviceleiter / Betriebsleiter.  Bitte wenden Sie sich an den für Fleet Access verantwortlichen Administrator in Ihrem Betrieb.

2.1 (User Servicepartner: Leitende Mitarbeiter; z.B. Serviceleiter, Leiter Teile, etc.)

Ich möchte die Daten des Betriebs/Standorts und/oder von Mitarbeitern ändern, sehe aber die Funktionen «Benutzer» und «Betriebe» im Fleet Access Dashboard nicht.

• Möglicherweise fehlen Ihnen hierzu die entsprechenden Berechtigungen. Bitte wenden Sie sich hierzu an den für Fleet Access zuständigen Administrator in Ihrem Betrieb.

Ich bin Administrator für meinen Betrieb/meinen Standort mit der Rolle Supervisor und möchte einen neuen Benutzer anlegen. Wie mache ich das?

• Bitte öffnen Sie Fleet Access und klicken oben auf «Benutzer»
  
  
  
  Anschliessend klicken Sie auf "+ Neuen Benutzer hinzufügen"
  
  
  
  Unter "1. Profildaten hinzufügen", erfassen Sie bitte die Daten des neuen Nutzers, weisen dem Mitarbeiter die entsprechende "Funktion" zu (Supervisor, Kundendienstberater).
  
  WICHTIG: Jeder Supervisor hat Administratorenrechte und kann Daten von Benutzern und Betrieben einsehen und bearbeiten.
  
  Die Felder unter "2. Passwort hinzufügen" lassen Sie bitte leer, da die Anmeldung/der Zugang über das «Group Retail Portal» (GRP) erfolgt und Sie kein zusätzliches Passwort benötigen.
  
  Unter Punkt "3. Zu Garagen hinzufügen", wählen Sie alle Betriebe/Standorte aus, für die dieser Nutzer berechtigt werden soll.
  
  Wenn Sie alle Daten korrekt erfasst haben, klicken Sie bitte zum Abschluss auf "Speichern".
  
  

Wenn man eine E-Mail-Adresse in Fleet Access ändert, funktioniert die Anmeldung über GRP dann noch?

• Die in Fleet Access hinterlegte E-Mail-Adresse muss zwingend identisch sein mit der E-Mail-Adresse, die auch im GRP vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall ist kein Zugriff (über das GRP) möglich.

Ich finde meinen Betrieb/Standort nicht in der Auswahlliste von Fleet Access.

• Für jeden Betrieb/Standort (Händler ID) ist ein separater SaaS-Vertrag erforderlich. Möglicherweise liegt für Ihren Betrieb/Standort kein derartiger Vertrag vor und Sie sind nicht berechtigt Fleet Access zu verwenden. Bitte kontaktieren Sie hierzu VWD ([e-mail]).

3. Nutzerverwaltung (User Servicepartner: Alle)

Meine Daten (Name, E-Mail, Telefonnummer, etc.) haben sich geändert, wo kann ich diese in Fleet Access aktualisieren?

• Bitte klicken Sie auf Ihren Profilnamen oben rechts und wählen anschliessend “Profil”.
  
  
  
  In den Profileinstellungen können Sie unter “Profilinformationen” Ihre Daten ändern.
  
  WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die E-Mail Adresse identisch sein muss mit der E-Mail Adresse, mit der Sie sich auch im Group Retail Portal (GRP) anmelden.
  
  

4. Fleet Access Servicekalkulator (User Servicepartner: Alle)

Fleet Access findet das Fahrzeug nicht. Woran liegt das?

• Bitte stellen Sie sicher, dass es sich bei dem Fahrzeug um a) ein Flottenfahrzeug handelt und die jeweilige Flotte für Fleet Access aktiviert ist. Die teilnehmenden Flottengesellschaften werden Ihnen bei der Identifikation Maske in Fleet Access angezeigt. Falls das Fahrzeug nicht erkannt wird, probieren sie verschiedene Identifikationsmöglichkeiten (Vertragsnummer, Fahrgestellnummer, Kennzeichen). Sollte ein Fahrzeug nicht auffindbar sein, kann dies unterschiedliche gründe haben:
  
  1. In Fleet Access liegen keine Vertragsdaten zu diesem Fahrzeug vor
  2. Ihr Betrieb ist nicht berechtigt Leistungen für dieses Fahrzeug durchzuführen
  3. Der Vertrag des Fahrzeugs ist nicht (mehr) aktiv: noch nicht bei der Flottengesellschaft angelegt, Vertrag abgelaufen.
  
  Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an die jeweilige Flottengesellschaft.

Ich kann nur Dienstleistungen für Räder und Reifen konfigurieren. Wo finde ich die Funktionen für Servicearbeiten, Inspektionen, Reparaturen, etc.?

• Aktuell werden im Fleet Access Servicekalkulator nur Dienstleistungen und Produkte für Räder und Reifen abgedeckt. Es ist geplant, in Zukunft weitere Dienstleistungen über Fleet Access abzuwickeln. Für Servicefreigaben zu Reparaturen, Wartungen etc. nutzen Sie bitte bis auf weiteres die Plattformen bzw. Kanäle die von der jeweiligen Leasinggesellschaf vorgegeben sind

Wie kann ich bei einem Fahrzeug mit unterschiedlichen Reifendimensionen (vorne / hinten) 2 verschiedene Reifendimensionen auswählen?

• Wählen Sie bei der Kategorie "Reifen" im Bereich "Dimension wählen" - "Reifen manuell hinzufügen"
  
  
  
  Es ist nun möglich weitere Reifendimensionen zu erfassen.
  
  
  
  Anschliessend können Sie für beide Dimensionen je 2 Reifenartikel auswählen.
  
  

Die Konditionen für Dienstleistungen/Artikel stimmen nicht. An wen kann ich mich wenden?

• Bitte kontaktieren Sie hierzu VWD ([e-mail]).

Ich habe bei der Erstellung eines Angebots/Kostenvoranschlags im Fleet Access Servicekalkulators einen Fehler gemacht, diesen aber erst nach Erhalt der Freigabe festgestellt. Kann ich das Angebot/den Kostenvoranschlag bearbeiten?

• Dies ist aktuell noch nicht möglich. Sie müssen den Vorgang wiederholen und ein neues Angebot/einen neuen Kostenvoranschlag im Fleet Access Servicekalkulator erstellen.

5. Rechnungen (User Servicepartner: Alle)

Muss ich eine separate Rechnung für die OTLG erstellen, damit ich die Marge von 10% erhalte?

• Nein, das ist nicht erforderlich. Die Kalkulation der Margenstützung durch die OTLG erfolgt in Fleet Access automatisch im Hintergrund. Sie erhalten zum Abschluss der Abrechnungsperiode (Quartal) eine Abrechnung und eine entsprechende Zahlung (Gutschrift) bzw. Rechnung (Forderung) durch die OTLG. 

Ich habe eine Rechnung (Forderung) von der OTLG erhalten. Was hat das zu bedeuten?

• Die Marge ist auf 10% begrenzt. Wenn Sie eine Überdeckung (>10%) erzielt haben, wird Ihnen dies in Rechnung gestellt wenn der Saldo zum Ende der Abrechnungsperiode negativ (zu Ihren Lasten) ist.

Warum ist die Marge auf 10% limitiert?

• Die Margenunterstützung ist ein selbst tragendes System und soll sich durch erzielte Überdeckungen finanzieren. Somit kann eine Margensicherung die alle teilnehmenden Partner garantiert werden. 

Ich habe Rechnungen hochgeladen, welche nach längerer Zeit noch nicht freigegeben sind. Was kann ich tun?

• Bitte kontaktieren Sie die zuständige Leasing-Gesellschaft. 

Kann man ein altes Angebot stornieren?

• Es ist aktuell noch nicht möglich ein Angebot/einen KVA in Fleet Access zu stornieren. Da alle Angebot/KVA aber eine maximale Gültigkeit von 30 Tagen haben, wird der jeweilige Vorgang nach Ablauf dieser Frist automatisch archiviert.

6. Fleet Access Dashboard (User Servicepartner: Alle)

Ein Angebot/Kostenvoranschlag hat seit einiger Zeit den Status «In Prüfung» und ich erhalte keine Freigabe. Was kann ich tun?

• In diesem Fall wird Ihre Anfrage manuell durch einen Mitarbeiter der entsprechenden Flottengesellschaft geprüft. Dies kann zu einer Verzögerung, insbesondere ausserhalb der Geschäftszeiten, führen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an die jeweilige Flottengesellschaft.

Ich habe eine Freigabe für ein Angebot/einen Kostenvoranschlag erhalten. Wie lange ist dieser gültig?

• Alle Freigaben haben eine Gültigkeit von 30 Tagen. Wenn Sie die Leistungen nach Ablauf der Frist erbringen möchten, müssen Sie zwingend eine neue Freigabe einholen.

7. Support (User Servicepartner: Alle)

Ich habe ein technisches Problem, an wen kann ich mich wenden?

• Für den technischen Support steht Ihnen DXONE zur Verfügung:
  Self-Service Plattform WILMA(365/24/7)
  Telefon: [phone]

Ich habe Fragen zu den Konditionen, Margenregelung oder den Flottengesellschaften.

• Bitte kontaktieren Sie hierzu VWD ([e-mail] ).

Ich habe eine Frage zu einer Prüfung und/oder Ablehnung/Freigabe eines Angebots/eines Kostenvoranschlags.

• Die Gründe für Ablehnungen werden in der Detailansicht des Auftrags im Fleet Access Dashboard angezeigt. Bei weiteren Fragen zu Ablehnungen / Begründungen oder Freigaben kontaktieren Sie bitte die jeweilige Flottengesellschaft.
  
  

8. Informationen und Schulungen (User Servicepartner: Alle)

Wo finde ich weitere Informationen bzw. Schulungsmaterialen zu Fleet Access?

• Die Volkswagen Academy stellt IhnenWeb-Based-Trainings(WBT) zur Verfügung, die online abrufen können. 
  HINWEIS: Damit Sie auf das WBT zugreifen können, müssen Sie zuvor in Group myLearn angemeldet sein. Nutzen Sie alternativ die Suche oder Navigation, um zu der Veranstaltungsseite zu gelangen